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Alertes et notifications

Des alertes automatiques pour ne rien laisser passer

Chaque ticket créé, assigné, bloqué ou résolu déclenche la notification qui va bien, à la personne qui doit la recevoir. Plus de relance orale, plus d'information qui meurt dans une conversation de couloir. Ce qui est signalé arrive à destination.

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  • Alerte à la création
  • Alerte à l'assignation
  • Alerte au changement
  • Préférences par personne
Préférences de notification dans Inara : chaque type d'événement peut être activé ou coupé, par courriel et dans l'application
Chaque personne choisit ce qu'elle reçoit, événement par événement. Le responsable technique et le réceptionniste n'ont pas les mêmes besoins.

L'information de maintenance se perd entre deux services

Une femme de chambre signale une fuite à la gouvernante, qui le dit au réceptionniste, qui l'écrira au technicien « dès qu'il a deux minutes ». Trois relais, et la fuite attend le lendemain.

En hôtellerie, la maintenance est le seul service qui dépend entièrement de ce que les autres lui remontent. Le technicien ne voit pas les chambres, il apprend leurs problèmes. Chaque intermédiaire ajoute un délai et une chance d'oubli — et personne n'a de visibilité sur ce qui est passé à la trappe, justement parce que c'est passé à la trappe.

  • Le relais oral

    Une information transmise de vive voix n'existe nulle part. Si la personne oublie, rien ne s'en souvient à sa place.

  • Le silence du bloqué

    Un ticket en attente de pièce peut dormir des semaines : personne n'est prévenu qu'il ne bouge plus.

  • La relance permanente

    Sans notification, le responsable technique passe son temps à demander où en sont les interventions.

Ce qu'Inara vous notifie

Les alertes suivent le cycle de vie du ticket. Personne n'a à penser à prévenir : c'est l'événement qui déclenche le message.

  • À la création d'un signalement

    Dès qu'un incident est déclaré — depuis un poste ou depuis l'application mobile — le service concerné est prévenu. La réception n'a pas à chercher qui est de garde, ni à vérifier que le message est bien arrivé.

  • À l'assignation d'une intervention

    La personne ou le prestataire désigné reçoit sa notification avec l'emplacement, la description et la priorité. Il sait quoi faire et où aller sans appeler personne.

  • Au changement de statut

    À faire, en cours, en attente d'information, terminé : chaque bascule informe ceux qui suivent le ticket. Un incident bloqué cesse d'être un incident oublié.

  • Selon ce que chacun veut recevoir

    Le responsable technique veut tout voir, la gouvernante seulement ce qui touche ses étages. Chacun règle ses préférences, par canal, sans subir le flux des autres.

Réglage détaillé des notifications Inara, avec deux canaux distincts pour chaque événement de maintenance
Deux canaux séparés : ce qui mérite un courriel n'est pas forcément ce qui mérite une alerte dans l'application.

Comment on passe du bouche-à-oreille aux alertes

L'enjeu n'est pas technique : il est d'arrêter de faire circuler l'information à la voix.

  1. Vous déclarez vos services

    Maintenance, entretien, réception, direction : chaque service reçoit ce qui le concerne, pas le reste.

  2. Vous attribuez les rôles

    Qui peut créer un signalement, qui peut assigner, qui doit être tenu au courant. Les droits déterminent les notifications.

  3. Chacun règle ses préférences

    Courriel, notification dans l'application, ou les deux. C'est le réglage qui fait la différence entre une alerte utile et une alerte qu'on finit par ignorer.

  4. Le terrain signale au lieu de raconter

    Une femme de chambre crée le ticket depuis son téléphone au moment où elle voit le problème. L'information part d'elle-même.

  5. Vous suivez sans relancer

    Les changements de statut remontent tout seuls. La réunion du matin sert à arbitrer, plus à faire l'inventaire de ce qui traîne.

Ce que vous y gagnez

  • Un délai de prise en charge qui se raccourcit. Le signalement arrive au technicien sans passer par trois personnes.

  • Plus d'incident oublié en chemin. Ce qui est déclaré existe, même si celui qui l'a vu finit son service.

  • Moins de relances. Le suivi remonte de lui-même au lieu d'être réclamé.

  • Un flux que chacun maîtrise. Des préférences réglables : personne ne coupe ses alertes parce qu'elles sont trop nombreuses.

  • Une réception déchargée. Elle signale et passe à autre chose, au lieu de servir de standard technique.

  • Des blocages visibles. Un ticket en attente se signale de lui-même plutôt que de dormir.

Questions fréquentes

Quels événements déclenchent une notification ?

Le cycle de vie du ticket : création d'un signalement, assignation à une personne ou à un prestataire, changement de statut, résolution. L'idée est que chaque étape qui change quelque chose pour quelqu'un le lui fasse savoir, sans intervention humaine.

Est-ce qu'on ne va pas être noyés sous les alertes ?

C'est le risque classique, et c'est pour ça que les préférences sont réglables personne par personne et canal par canal. Un responsable technique veut tout voir ; une gouvernante seulement ce qui concerne ses étages. Une alerte qu'on finit par ignorer ne sert à rien : mieux vaut en couper que d'en subir.

Les prestataires externes reçoivent-ils les notifications ?

Oui, une intervention peut être confiée à un prestataire externe et il reçoit l'information comme un collaborateur interne. Cela évite l'appel téléphonique de confirmation et laisse une trace écrite de ce qui a été demandé et quand.

Faut-il que tout le monde ait l'application ?

Non. Les personnes qui signalent ont intérêt à l'avoir sur leur téléphone pour déclarer au moment où elles voient le problème, mais les notifications par courriel suffisent à ceux qui suivent depuis un poste.

Comment ça se passe la nuit et le week-end ?

Les notifications partent quelle que soit l'heure ; c'est votre organisation d'astreinte qui décide de ce qui doit réveiller quelqu'un. Le réglage des préférences et l'attribution des services servent précisément à ça.

Est-ce que ça remplace la réunion du matin ?

Non, mais ça en change la nature. Au lieu de faire l'inventaire de ce qui a été signalé et de ce qui traîne — information que tout le monde a déjà —, la réunion sert à arbitrer les priorités et à trancher les cas difficiles.

Pour aller plus loin

Nos guides sur la circulation de l'information technique en hôtellerie.

Voyons qui doit être prévenu de quoi

Trente minutes sur votre organisation réelle, vos services et vos astreintes. Sans engagement.

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