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Meldungen und Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen, damit nichts untergeht

Jedes Ticket, das erstellt, zugewiesen, blockiert oder gelöst wird, löst genau die Benachrichtigung aus, die nötig ist — bei der Person, die sie erhalten muss. Kein Hinterherlaufen mehr, keine Information, die im Flurgespräch verloren geht. Was gemeldet wird, kommt an.

Demo anfragen Ansehen: So werden Aufträge zugewiesen
  • Meldung bei Erstellung
  • Meldung bei Zuweisung
  • Meldung bei Statuswechsel
  • Einstellungen pro Person
Benachrichtigungs-Einstellungen in Inara: Jede Art von Ereignis lässt sich einzeln aktivieren oder abschalten, per E-Mail und in der App
Jede Person wählt selbst, was sie erhält, Ereignis für Ereignis. Die technische Leitung und die Rezeption haben nicht dieselben Bedürfnisse.

Informationen zur Instandhaltung gehen zwischen den Abteilungen verloren

Ein Zimmermädchen meldet ein Leck der Hausdame, die es der Rezeption sagt, die es dem Techniker schreibt, „sobald sie zwei Minuten hat“. Drei Weiterleitungen später wartet das Leck auf den nächsten Tag.

Im Hotel ist die Instandhaltung die einzige Abteilung, die vollständig davon abhängt, was die anderen ihr melden. Der Techniker sieht die Zimmer nicht, er erfährt von ihren Problemen. Jede Zwischenstation kostet Zeit und erhöht die Gefahr, dass etwas vergessen wird — und niemand hat einen Überblick darüber, was untergegangen ist, eben weil es untergegangen ist.

  • Die mündliche Weitergabe

    Eine Information, die nur mündlich weitergereicht wird, existiert nirgends. Vergisst die Person sie, erinnert sich nichts an ihrer Stelle.

  • Das Schweigen blockierter Aufträge

    Ein Ticket, das auf ein Ersatzteil wartet, kann wochenlang liegen bleiben: Niemand erfährt, dass es sich nicht mehr bewegt.

  • Das ständige Nachfragen

    Ohne Benachrichtigungen verbringt die technische Leitung den Tag damit zu fragen, wie weit die einzelnen Aufträge sind.

Worüber Inara Sie benachrichtigt

Die Meldungen folgen dem Lebenszyklus des Tickets. Niemand muss daran denken, jemanden zu informieren: Das Ereignis selbst verschickt die Nachricht.

  • Wenn eine Störung gemeldet wird

    Sobald ein Vorfall erfasst wird — am Arbeitsplatz oder über die mobile App —, wird die zuständige Abteilung benachrichtigt. Die Rezeption muss weder herausfinden, wer Dienst hat, noch prüfen, ob die Nachricht angekommen ist.

  • Wenn ein Auftrag zugewiesen wird

    Die zuständige Person oder der externe Dienstleister erhält die Benachrichtigung mit Bereich, Beschreibung und Priorität. Sie wissen, was zu tun ist und wohin sie müssen, ohne jemanden anzurufen.

  • Bei jedem Statuswechsel

    Offen, in Arbeit, wartet auf Rückmeldung, erledigt: Jeder Wechsel informiert alle, die das Ticket verfolgen. Ein blockierter Vorfall ist kein vergessener Vorfall mehr.

  • Je nachdem, was jede Person erhalten möchte

    Die technische Leitung will alles sehen, die Hausdame nur das, was ihre Etagen betrifft. Jede Person stellt ihre Benachrichtigungen selbst ein, Kanal für Kanal, ohne im Strom der anderen unterzugehen.

Detaillierte Benachrichtigungs-Einstellungen in Inara, mit zwei getrennten Kanälen für jedes Wartungsereignis
Zwei getrennte Kanäle: Was eine E-Mail verdient, verdient nicht zwangsläufig auch eine Meldung in der App.

Vom Flurfunk zu automatischen Meldungen

Die Herausforderung ist keine technische: Es geht darum, Informationen nicht länger mündlich weiterzureichen.

  1. Legen Sie Ihre Abteilungen an

    Technik, Housekeeping, Rezeption, Direktion: Jede Abteilung erhält, was sie betrifft — und nicht den Rest.

  2. Vergeben Sie die Rollen

    Wer eine Störung melden darf, wer Aufträge zuweist, wer informiert bleiben muss. Die Rechte bestimmen die Benachrichtigungen.

  3. Jede Person stellt ihre Benachrichtigungen ein

    E-Mail, Meldung in der App oder beides. Diese Einstellung entscheidet darüber, ob eine Benachrichtigung nützlich ist oder irgendwann ignoriert wird.

  4. Das Team meldet, statt zu erzählen

    Ein Zimmermädchen erstellt das Ticket über das Handy, sobald es das Problem sieht. Die Information macht sich von allein auf den Weg.

  5. Behalten Sie den Überblick, ohne nachzufragen

    Statuswechsel erreichen Sie von selbst. Die Morgenbesprechung dient dem Abwägen von Prioritäten, nicht mehr der Bestandsaufnahme dessen, was liegen bleibt.

Ihr Nutzen

  • Kürzere Reaktionszeiten. Die Meldung erreicht den Techniker, ohne über drei Personen zu laufen.

  • Keine Störung geht mehr unterwegs verloren. Was gemeldet ist, existiert — auch wenn die Person, die es gesehen hat, längst Feierabend hat.

  • Weniger Nachfragen. Der Stand der Dinge kommt von selbst, statt eingefordert werden zu müssen.

  • Ein Informationsfluss, den jede Person im Griff hat. Einstellbare Benachrichtigungen: Niemand schaltet seine Meldungen ab, weil es schlicht zu viele sind.

  • Eine entlastete Rezeption. Sie meldet und macht weiter, statt als technische Telefonzentrale zu dienen.

  • Sichtbare Blockaden. Ein wartendes Ticket meldet sich von selbst, statt still liegen zu bleiben.

Häufige Fragen

Welche Ereignisse lösen eine Benachrichtigung aus?

Der Lebenszyklus des Tickets: die Meldung einer Störung, die Zuweisung an eine Person oder an einen externen Dienstleister, ein Statuswechsel, der Abschluss. Der Grundsatz lautet: Jeder Schritt, der für jemanden etwas ändert, sagt es dieser Person — ohne menschliches Zutun.

Werden wir nicht von Benachrichtigungen überschwemmt?

Das ist das klassische Risiko, und genau deshalb lassen sich die Einstellungen Person für Person und Kanal für Kanal anpassen. Eine technische Leitung will alles sehen, eine Hausdame nur das, was ihre Etagen betrifft. Eine Meldung, die am Ende ignoriert wird, bringt nichts: Lieber einige abschalten, als alle zu ertragen.

Erhalten auch externe Dienstleister die Benachrichtigungen?

Ja. Ein Auftrag kann an einen externen Dienstleister vergeben werden, und dieser erhält die Information wie eine interne Fachkraft. Das erspart den Bestätigungsanruf und hinterlässt einen schriftlichen Nachweis darüber, was wann beauftragt wurde.

Müssen wirklich alle die App haben?

Nein. Wer Störungen meldet, hat sie am besten auf dem Handy, um ein Problem genau dann zu erfassen, wenn er es sieht. Wer die Aufträge vom Arbeitsplatz aus verfolgt, dem genügen die Benachrichtigungen per E-Mail.

Wie läuft es nachts und am Wochenende?

Die Benachrichtigungen werden zu jeder Uhrzeit verschickt; Ihre Bereitschaftsorganisation entscheidet, was jemanden wecken darf. Genau dafür gibt es die persönlichen Einstellungen und die Zuordnung zu den Abteilungen.

Ersetzt das die Morgenbesprechung?

Nein, aber es verändert ihren Zweck. Statt aufzuzählen, was gemeldet wurde und was liegen bleibt — und das wissen ohnehin alle —, dient die Besprechung dem Abwägen der Prioritäten und der Klärung schwieriger Fälle.

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